宿泊学習での児童の服薬管理について

代替養護教諭として大規模小学校に勤めています。
宿泊学習での児童の服薬管理について、スムーズな方法はないでしょうか？
今年度、野外活動と吹奏楽団の引率を経験しましたが、私が事前指導になかなか入れなかったこともあってか、その部分の流れが悪く二度手間三度手間になってしまい大変な思いをしました。
しおりに「薬を飲む人は食堂に残る」「担任(吹奏楽団では養護教諭)の目の前で薬を飲む」と記載してもらったのですが、
・薬を食堂に持ってこない→宿泊部屋と食堂が離れていたため取りに行くのに時間がかかりった
・野外活動では、次の動きや打ち合わせのために担任が不在になり一部チェックできなかった(後からこどもに「飲み忘れてたんだけど〜」と相談された)
・私自身が体調が悪い子に付き添いをしたため不在で、食事前の声がけが出来なかった
・吹奏楽団の方は一部保護者付き添いがあったため、保護者が管理していた(「お母さんと飲みました」と言われ、管理が行き届かない)

私自身久しぶりの引率で周りが見えなかったのが問題なのかもしれませんが、この無駄なゴタゴタをどうにかしたいです。なにか方法があったら教えていただければと思います。