要録作成などに必要な情報がバラバラで悩んでいます

生徒ポートフォリオといいますか、生徒カルテといいますか、情報の一元化にとても興味があります。職員室あるあるで恐縮ですが、ファイル（アナログ、デジタル両方)がバラバラで、それらをかき集めて要録作成や保護者会の準備にかかる負担はとても非効率だと思います。教員同士で情報を共有し、例えばタブレットを使ってピンポイントな指導ができるようなシステムがあれば指導の幅が広がります。そこで、すでにこのような管理システムを導入されているところがございましたら、利点や課題を含めて学ばせていただきたく存じます。